Datenschutzerklärung

Empfehlungsformular

Bei einer Empfehlung verarbeiten wir Name und Telefonnummer des Empfehlungsgebers, optional dessen E-Mail-Adresse, sowie Name und Telefonnummer der interessierten Kontaktperson und optional Ort/PLZ. Wir verwenden diese Angaben zur persönlichen Kontaktaufnahme, Zuordnung der Empfehlung und gegebenenfalls Abwicklung einer Prämie oder Agenturgebühren-Gutschrift. Die empfehlende Person bestätigt die ausdrückliche Einwilligung der Kontaktperson zur Weitergabe und zum Beratungsrückruf. Die Übermittlung erfolgt über unseren bestehenden E-Mail-Dienst Brevo an office@pflegeaustria.at. Bitte keine Gesundheitsdaten eintragen. Auf den Empfehlungsseiten werden keine Analyse- oder Chatdienste geladen. Es gelten die nachfolgenden Hinweise zu Dienstleistern, Aufbewahrung und Betroffenenrechten.

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich ist die 1A PA Betreuungs- & Familienservice GmbH (PflegeAustria), Modecenterstraße 22, 1030 Wien. Für Datenschutzanliegen erreichen Sie uns unter office@pflegeaustria.at oder 0664 / 99 76 48 85.

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung beim Websitebesuch, bei einer Anfrage und bei der Vorbereitung einer Betreuung. Maßgeblich sind insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) und das Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021).

Websitebetrieb und technische Daten

Die Website wird über ChatGPT Sites von OpenAI bereitgestellt und auf Cloudflare-Infrastruktur ausgeliefert. Beim Abruf werden insbesondere IP-Adresse, angefragte Seite, Zeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen sowie gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite verarbeitet. Der Hostingdienst kann Sicherheits- und Serverprotokolle erfassen und technisch notwendige Cookies verwenden. IP-Adressen und technische Kennungen können einen Personenbezug haben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die zuverlässige Bereitstellung der Website, Fehlerbehebung sowie der Schutz vor Missbrauch und Angriffen. Bilder und Schriftdateien werden über die Website ausgeliefert. Videos öffnen Sie über externe YouTube-Links; sie werden nicht automatisch eingebettet.

Pflegegeld- und Förder-Assistent

Bei der Vorbereitung werden Name, Anschrift, Geburtsdatum und Ihre Auswahl nur im Browser verarbeitet, ohne Speicherung im Browser-Speicher oder Übertragung an PflegeAustria. Beim Verlassen oder Zurücksetzen der Seite gehen diese Eingaben verloren. Auf dieser Seite werden keine Analyse- oder Chatdienste geladen.

Wenn Sie einen Bestätigungscode anfordern, wird Ihre E-Mail-Adresse über Brevo verarbeitet, um den Code zuzustellen. Beim ausdrücklich freigegebenen Versand werden Name, bestätigte E-Mail-Adresse, gewählte PV-Landesstelle und die von Ihnen hochgeladene PDF über PflegeAustria und Brevo an die angezeigte Landesstelle der Pensionsversicherung und in CC an Ihre E-Mail-Adresse übermittelt. Die PDF kann Gesundheitsdaten enthalten. Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a und für Gesundheitsdaten Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig; alternativ stehen die offiziellen Einreichungswege zur Verfügung. Bis zum Versand können Sie abbrechen; eine bereits übermittelte Nachricht kann nicht zurückgerufen werden.

PflegeAustria speichert im Assistenten keine Antragsdaten oder PDF in einer Datenbank und erhält keine Office-Kopie. Kurzlebige technische Schutzkennungen begrenzen Missbrauch. Brevo verarbeitet Nachrichten, Anhänge und Zustellinformationen zur Übermittlung; die tatsächlichen Speicherfristen und Löschmöglichkeiten beim Dienstleister sind nicht unabhängig verifiziert. Eine automatisierte Löschung beim Dienstleister wird nicht zugesagt. Die CC-Kopie bleibt in Ihrem Postfach und die Behördenkopie unterliegt den Aufbewahrungsregeln der PV. E-Mail bietet keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung; als Alternative empfehlen wir den offiziellen Online-Einreichungsweg. Bitte übermitteln Sie nur erforderliche Unterlagen. Für Datenschutzanliegen und einen Widerruf wenden Sie sich an office@pflegeaustria.at.

Anfragen, Kontaktformular und WhatsApp

Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben und den Inhalt der Anfrage. Dazu können Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, gewünschter Betreuungsbeginn und erforderliche Korrespondenz gehören. Zweck ist die Beantwortung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls die Vorbereitung oder Durchführung einer von Ihnen angefragten Leistung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Allgemeine organisatorische Anliegen bearbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die sachgerechte Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Das Kontaktformular übermittelt Ihre Angaben über Brevo an office@pflegeaustria.at. Brevo verarbeitet hierfür Nachrichteninhalt, Absender- und Empfängerangaben sowie Versand- und Zustellinformationen. Zum Absenden benötigen Sie kein eigenes E-Mail-Programm.

WhatsApp wird erst geöffnet, wenn Sie einen entsprechenden Link wählen. Bei einer Kontaktaufnahme können Telefonnummer, Profilname, Nachrichten und Kommunikationsdaten verarbeitet werden. Zusätzlich gelten die Datenschutzinformationen von WhatsApp. Eine persönliche Beratung ist auch ohne WhatsApp möglich.

Bitte übermitteln Sie über das allgemeine Kontaktformular, den Website-Chat oder WhatsApp keine Diagnosen und sensiblen Gesundheitsunterlagen. Für die strukturierte Bedarfserfassung steht der digitale Erhebungsbogen mit einer gesonderten Einwilligung zur Verfügung.

Erhebungsbogen und Gesundheitsdaten

Im Erhebungsbogen können Sie Kontakt-, Wohn- und Gesundheitsangaben zur persönlichen Beratung, Einschätzung und Organisation des angefragten Betreuungsbedarfs übermitteln. Dafür verlangen wir eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, für Gesundheitsdaten, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig. Ohne den Erhebungsbogen können Sie eine persönliche Beratung telefonisch oder über das allgemeine Kontaktformular anfragen.

Bei Angaben für eine andere Person müssen Sie berechtigt sein, die Angaben zu übermitteln und die Einwilligung für die betroffene Person zu erklären. Eine familiäre Beziehung allein ersetzt eine erforderliche Vertretungsberechtigung nicht automatisch. Weitere Kontaktpersonen müssen über die Angabe ihrer Kontaktdaten informiert sein.

Die Angaben werden verschlüsselt in der geschützten Kundenverwaltung auf der Cloudflare-Infrastruktur gespeichert. Der Zugang ist auf das freigeschaltete Konto beschränkt. Zusätzlich werden die Angaben derzeit über Brevo per E-Mail an unser Büro übermittelt, einschließlich der eingetragenen Gesundheitsangaben. Die Verschlüsselung der Kundenverwaltung bedeutet keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung dieser E-Mail.

Auf Erhebungsbogen und Kundenverwaltung werden weder Google Analytics noch der externe Website-Chat geladen. Nicht abgesendete Eingaben bleiben auf der geöffneten Seite und werden beim Schließen oder Neuladen verworfen. Die Einwilligung wird mit Wortlaut, Version und Bestätigungszeitpunkt dokumentiert.

Die Aufnahme allein erlaubt keine Weitergabe an Partneragenturen. Eine Weitergabe wird gesondert abgestimmt und benötigt eine passende Rechtsgrundlage. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über office@pflegeaustria.at widerrufen. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt unberührt.

Einsatz von KI-Systemen

PflegeAustria nutzt KI-Assistentinnen im Website-Chat und bei der Kommunikation über WhatsApp sowie KI-gestützte Anfrageverarbeitung und automatisierte E-Mails. Sie unterstützen bei allgemeinen Fragen, Zuordnung von Anfragen und Vorbereitung von Antworten. KI-Antworten können Fehler enthalten. Für persönliche Beratung und verbindliche Auskünfte ist unser Team erreichbar.

Website-Chat

Erst nach dem angezeigten Hinweis und Ihrer Auswahl „Chat laden“ wird GoHighLevel/LeadConnector geladen. Dabei werden technische Angaben wie IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten und bei weiterer Nutzung Ihre Nachrichten und eingegebenen Kontaktdaten verarbeitet. Das Laden erfolgt mit Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit erforderlich, § 165 Abs. 3 TKG 2021. Die Bearbeitung einer Beratungsanfrage erfolgt auf der oben beschriebenen Rechtsgrundlage.

Die Chat-Freigabe gilt für den aktuellen Seitenaufruf und ist unabhängig von Analytics. Um den externen Chat nicht weiter zu laden, laden Sie die Seite neu und geben ihn nicht erneut frei. Bereits übermittelte Nachrichten oder beim Anbieter gespeicherte Daten werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Für Widerruf und Löschanfragen wenden Sie sich an office@pflegeaustria.at.

KI-Kommunikation und Automatisierung

UmsatzAI unterstützt die KI-Kommunikation und Anfrageverarbeitung. Dabei kommen GoHighLevel/LeadConnector für Chat und Kommunikationsverwaltung, n8n für automatisierte Abläufe und OpenAI für KI-gestützte Anfrageverarbeitung zum Einsatz. Je nach Kontaktweg können Nachrichten und Kontaktdaten strukturiert und zur Vorbereitung oder zum Versand einer Antwort verarbeitet werden. n8n ist die verwendete Software; der tatsächliche Betreiber der Anwendung ist vom Softwareanbieter zu unterscheiden.

Eine KI-Telefonassistentin mit automatisierter Transkription und Weiterleitung von Anrufen per E-Mail wird bei PflegeAustria derzeit nicht eingesetzt. KI ersetzt weder die persönliche Einschätzung noch medizinische Beratung. Entscheidungen über eine Betreuung erfolgen durch Menschen. Es erfolgen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Kurze Rückrufanfrage und Bearbeitungsstand

Das Erstkontaktformular erfasst Name, Telefonnummer, Bundesland und optional eine E-Mail-Adresse. Es fragt keine Gesundheitsdaten ab. Die Angaben werden verschlüsselt in unserer geschützten Anfrageverwaltung gespeichert. Unser Büro erhält über Brevo eine Benachrichtigung mit diesen Kontaktdaten. Die Bestätigung erscheint nach erfolgreicher Speicherung auf der Website; eine automatische Bestätigungs-E-Mail an Sie wird nicht versendet.

Wir dokumentieren Eingang, Zuständigkeit und Bearbeitung bis zum Betreuungsstart. Gleichartige Anfragen desselben Tages werden anhand einer geschützten technischen Prüfsumme zusammengeführt. Testanfragen werden gesondert gekennzeichnet. Bei Analyse-Zustimmung können vordefinierte Kampagnenkennungen wie Facebook oder Instagram der Anfrage zugeordnet und für bis zu 30 Minuten im Sitzungsspeicher unter pa-attribution bereitgehalten werden. Ohne Zustimmung bleibt die Herkunft unbekannt. Diese Zuordnung ist nicht lückenlos. Namen, Kontaktangaben und Bearbeitungsverlauf werden nicht an Werbeplattformen oder Analytics übertragen.

Kostenrechner und E-Mail-Funktion

Die Berechnung erfolgt zunächst im Browser. Die Berechnungsfunktion speichert Ihre Auswahl nicht in unserer Kundenverwaltung und sendet keine Betreuungsanfrage ab. Sie können die Zusammenfassung kopieren, drucken oder über „Im E-Mail-Programm öffnen“ in Ihr E-Mail-Programm übernehmen. Erst durch Ihr eigenes Versenden der vorbereiteten E-Mail senden Sie deren Inhalt an unser Büro.

Auf der Kostenseite wird Google Analytics nicht geladen. Der Website-Code überträgt keine Berechnungswerte, Pflegestufen oder vorbereiteten E-Mail-Inhalte an Analytics.

Google Analytics und Cookies

Google Analytics wird erst geladen, wenn Sie „Analyse erlauben“ wählen oder eine entsprechende frühere Auswahl gespeichert ist. Bei „Nur notwendig“ wird durch die Website kein Google-Analytics-Skript geladen. Rechtsgrundlagen der optionalen Analyse sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 165 Abs. 3 TKG 2021. Sie ist keine Voraussetzung für eine persönliche Beratung.

Zur Auswertung der Website und ihrer Beratungswege werden Seitenaufrufe, Klicks auf Telefon-, WhatsApp-, E-Mail- und Kontaktlinks sowie das erfolgreiche Absenden des Kontaktformulars erfasst. Auf den beiden Beratungs-Landingpages messen wir außerdem sichtbare Seitenbereiche, Scrolltiefe, Werkzeug- und Videolinks sowie Beginn, Schrittwechsel, Validierungs- und Speicherfehler der Rückrufanfrage. Ein sichtbarer Bereich belegt nicht, dass er gelesen wurde; es gibt keine Sitzungsaufzeichnungen oder Aufzeichnung von Eingaben. Verarbeitet werden können Browser- und Geräteinformationen, Online-Kennungen, Nutzungszeiten, besuchte Seiten und technische Verbindungsdaten. Unser Messcode überträgt keine vollständigen Kontaktlinks, Namen, Kontaktdaten, Formularinhalte oder Gesundheitsangaben. Seitenadressen werden ohne Fragment und ohne frei eingegebene Suchparameter übergeben. Nach Analyse-Einwilligung können ausschließlich fest vorgegebene Kampagnenkennzeichnungen und technisch geprüfte Google-Anzeigen-Klickkennungen (gclid, wbraid, gbraid) zur Zuordnung von Werbebesuchen enthalten sein. Externe Verweise werden ausschließlich für ausgewählte Suchmaschinen und soziale Netzwerke auf deren Ursprung ohne Pfad oder Suchparameter gekürzt. Ein Kontaktklick oder Absendeversuch ist keine bestätigte Anfrage. Auf Kostenrechner, Pflegegeld- und Förder-Assistent, Kundenaufnahme und internen Verwaltungsseiten wird Analytics nicht geladen.

Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Weitere Informationen: Google-Datenschutz und Analytics-Cookies. Die Mess-ID dieser Website ist G-ZD7LQYS5QZ.

Ihre Analyseauswahl wird im lokalen Browserspeicher unter pa-analytics-consent gespeichert, bis die Website-Daten gelöscht werden. Der Website-Code sieht hierfür keine feste Ablaufzeit vor. Google beschreibt für die Cookies _ga und _ga_<Kennung> standardmäßig zwei Jahre; abweichende Einstellungen und vorzeitiges Löschen sind möglich. Cookie-Laufzeit und Aufbewahrung der Daten bei Google sind unterschiedliche Fristen.

Analyse-Einwilligung zurücksetzen

Über „Analyse-Einwilligung zurücksetzen“ im Seitenfuß können Sie Ihre Auswahl zurücknehmen. Die Website deaktiviert die Messung für den laufenden Aufruf, entfernt erreichbare Analytics-Cookies und lädt neu. Wählen Sie danach „Nur notwendig“. Bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht automatisch gelöscht.

Empfänger und Dienstleister

Angaben werden vom zuständigen PflegeAustria-Team bearbeitet. Soweit für eine angefragte oder vereinbarte Leistung erforderlich und rechtlich zulässig, können Betreuungspersonen, abgestimmte Partner, Steuerberatung, Buchhaltung und zuständige Behörden Empfänger sein.

• ChatGPT Sites/OpenAI und Cloudflare: Bereitstellung und Schutz der Website sowie Infrastruktur der geschützten Kundenverwaltung.
• Brevo: Versand der Formularanfragen und Kundenaufnahmen, einschließlich Nachrichteninhalten und Versandinformationen.
• UmsatzAI, GoHighLevel/LeadConnector und OpenAI: die beschriebene KI-Kommunikation und Anfrageverarbeitung, abhängig vom Kontaktweg. Siehe auch die Datenschutzinformationen von HighLevel.
• Google Analytics: optionale Nutzungsanalyse nach Zustimmung.
• WhatsApp/Meta und YouTube/Google: externe Dienste, die Sie über entsprechende Links selbst öffnen.

Ein Werkzeug ist nicht automatisch ein weiterer Datenempfänger. Bei n8n ist der tatsächliche Anwendungsbetreiber maßgeblich. Die datenschutzrechtliche Rolle richtet sich nach der konkreten Verarbeitung. Soweit Auftragsverarbeitung vorliegt, ist eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Informationen zu den für Ihre Anfrage eingesetzten Empfängern erhalten Sie über office@pflegeaustria.at.

Übermittlungen außerhalb des EWR

Bei externen Hosting-, Kommunikations-, Analyse- und KI-Diensten können Anbieter oder Unterauftragsverarbeiter in den USA beteiligt sein. Solche Übermittlungen benötigen eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO. Das EU–US Data Privacy Framework ist nur anwendbar, wenn der konkrete Empfänger entsprechend zertifiziert ist und die betreffende Verarbeitung erfasst wird. Andernfalls kommen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen in Betracht.

Damit wird keine pauschale Zertifizierung aller Anbieter bestätigt. Informationen zur konkret verwendeten Übermittlungsgrundlage und dazu, wie Sie eine Kopie einschlägiger Garantien erhalten können, können Sie über office@pflegeaustria.at anfordern.

Speicherdauer und Löschkriterien

Maßgeblich sind Datenart und konkreter Zweck. Folgende Kriterien unterscheiden die Verarbeitungsvorgänge:

• Anfragen ohne anschließende Betreuung: Der Bearbeitungszweck endet, wenn die Anfrage abschließend beantwortet, offene Rückfragen geklärt und keine gewünschte weitere Beratung mehr offen ist. Eine längere Aufbewahrung benötigt einen eigenen Grund, etwa eine gesetzliche Pflicht oder die erforderliche Sicherung konkreter Rechtsansprüche.
• Erhebungsbogen und Gesundheitsangaben: Maßgeblich ist die Dauer der angefragten Beratung, Bedarfseinschätzung, Organisation beziehungsweise vereinbarten Betreuung, soweit die einzelnen Angaben erforderlich bleiben. Mit Abschluss oder Einwilligungswiderruf entfällt dieser Verarbeitungsgrund. Ein unabhängig bestehender Aufbewahrungsgrund ist für die jeweils betroffenen Angaben gesondert zu prüfen.
• Chatnachrichten und KI-Anfrageinformationen: Entscheidend ist, ob sie noch zur Beantwortung, gewünschten weiteren Beratung oder Durchführung einer vereinbarten Leistung benötigt werden. Nicht jede Nachricht ist eine aufbewahrungspflichtige Vertrags- oder Buchhaltungsunterlage.
• Bücher, Aufzeichnungen und steuerliche Belege: Nach § 132 BAO gilt grundsätzlich eine siebenjährige Aufbewahrungsfrist, gerechnet ab dem dort vorgesehenen Jahresende. Anhängige abgabenrechtliche Verfahren können eine längere Aufbewahrung erfordern. Diese Frist gilt nicht pauschal für sämtliche Nachrichten oder Gesundheitsangaben.
• Technische Protokolle: Maßgeblich ist der erforderliche Zeitraum für Erkennung und Untersuchung von Störungen, Sicherheitsvorfällen und Missbrauch sowie die Sicherung zugehöriger Nachweise. Konkrete Protokollfristen richten sich auch nach dem Hostingdienst.
• Analytics: Die Aufbewahrung bei Google wird über die Analytics-Einstellungen gesteuert; Cookie-Laufzeit, Nutzer- und Ereignisdaten und zusammengefasste Berichte sind zu unterscheiden. Weitere Informationen: Google-Datenaufbewahrung. Die konkrete kontobezogene Frist können Sie bei uns erfragen.

Wenn Zweck und zulässiger Aufbewahrungsgrund entfallen, sind die betroffenen personenbezogenen Angaben zu löschen oder zu anonymisieren. Löschanfragen müssen auch vorhandene E-Mail-Kopien und Daten bei Dienstleistern berücksichtigen. Das Löschen eines Eintrags in der Kundenverwaltung entfernt solche Kopien nicht automatisch.

Ihre Rechte und Wahlmöglichkeiten

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt.

Widerspruch: Bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie nach Art. 21 DSGVO aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe solcher Gründe widersprechen.

Optionale Analyse, der externe Chat und WhatsApp sind keine Voraussetzung für eine persönliche Beratung. Notwendige Angaben sind in den Formularen gekennzeichnet. Ohne für Ihre Anfrage erforderliche Informationen können wir diese gegebenenfalls nicht bearbeiten oder die gewünschte Leistung nicht anbieten.

Für Rechte und Rückfragen schreiben Sie an office@pflegeaustria.at. Außerdem können Sie sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, beschweren.